Je n’ai pas de concurrence. Je t’explique pourquoi.

Je remarque une vraie dualité autour de la notion de concurrence dans notre milieu, celui des actrices et acteurs du Nouveau monde. A la fois l’envie d’essaimer de nouveaux modèles, des bonnes pratiques, de coopérer, de se soutenir, de s’inspirer, mais aussi de se protéger de ses concurrents, dans des contextes financiers ou humains parfois difficiles.

Alors comment faire, si tu veux construire un monde meilleur, que tu as de belles valeurs de coopération et de partage en toi et aussi la peur que ton projet échoue ?

Mon histoire avec la concurrence

J’ai 3 scènes qui me reviennent :

1. Lorsque j’étais dans la com : étudiante, puis salariée…

J’ai fait des études de comm publique et associative. L’un des trucs qu’on nous a appris, pour faire notre stratégie de com, c’est le benchmarking. Ou étude de la concurrence. Bref, tu regardes ce que font les autres dans le même champs que toi, tu t’en inspires et tu fais ta popotte avec ça. Donc… voilà, l’une des première choses que je faisais pour créer une nouvelle stratégie de comm, c’était de regarder ce que faisaient les autres.

2. Entrepreneure…

Lorsque j’ai créé La petite fourmilière, j’ai fait pareil au début. Pour la comm. Et honnêtement, j’ai vécu un moment de grand flip à voir toutes ces personnes, toutes ces organisations, installées depuis bien plus longtemps que moi, qui proposaient des accompagnements et formations sur les dynamiques coopératives bien plus abouties que les miennes. Je me sentais toute petite. Nulle. Je me sentais en concurrence avec des personnes dont j’admirais le travail et/ou avec qui j’avais envie de collaborer.

Je me suis retrouvée à plusieurs reprise dans des situations où une personne me recommandais ainsi que d’autres formateurs (hop, tout le monde en copie du même mail), dont certains étaient mes amis. Résultat, soit le client travaillait avec le premier qui avait dégainé, soit nous étions ouvertement mis en concurrence, avec pour critère principal notamment… nos tarifs.

Super confortable n’est-ce pas ?

3. Accompagnatrice ou membre de projets collectifs…

Les projets collectifs auxquels j’ai participé ou que j’ai accompagnés sont aussi de la partie. Le nombre de fois où nous nous sommes sentis en concurrence avec d’autres structures qui faisaient « presque la même chose » ! Et en même temps, nous avions en nous cette envie d’essaimer, de partager ce qui avait fonctionné pour nous pour permettre à ceux qui arrivaient tout juste d’aller plus vite, droit au but. Pour le dire cash, que les autres apprennent de nos erreurs, grandissent plus vite et en même temps… qu’ils ne marchent pas trop sur nos plates-bandes. Pas glorieux, ni très agréable à écrire pour moi. Et en même temps, c’est ce que moi j’ai ressenti. Et pour en avoir déjà discuté, je n’étais pas la seule.

 

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Les clefs des projets coopératifs

 

Bon, on pourrait se flageller pour ça, ou juste reconnaître que nous avons des besoins qui demandent à être nourris en même temps. Qui entrent parfois en « concurrence », eux aussi.;)
Un besoin de coopération, mais aussi un besoin de sécurité peut-être dans mon dernier exemple.

Et du coup, comment sort-on de ça ?

1. Premièrement : reconnaître ses besoins, sans jugement

Ca peut paraître bête tellement c’est évident. Mais bon, dans le doute, je le note.;) Donc reconnaître ces besoins. Voir qu’ils sont là, déjà. Et leur offrir de la place.

2. Se recentrer sur la raison d’être du projet

Très très trèèèèèèès important : être au clair sur l’ADN du projet, sa singularité, ce qui fait qu’il est unique. N’hésite pas à me laisser un message en commentaire si tu as besoin d’aide pour clarifier ce point essentiel. Pas du marketing à 2 balles, mais le vrai du vrai de ce qui t’anime / vous anime si vous êtes un collectif. Bien sûr il peut y avoir des peurs qui montent à ce moment-là. Peut-être des« olala mais si on dit ça personne ne viendra travailler avec nous, ça ne fait pas assez pro. » C’est normal, ce sont des croyances limitantes qui sortent. Si c’est le cas. Idem, met-moi un message en commentaire.

3. Communiquer de façon authentique sur le projet

Ça veut dire sortir des jeux de rôles, remettre l’humain au centre du projet. Pas forcément raconter toute sa vie et passer son temps à diffuser les photos de ses enfants, mais incarner le projet, ses valeurs. Leur donner corps. (Idem, si tu as besoin d’aide pour y voir plus clair, dis-le moi en commentaire.)

A partir du moment où tu te recentres sur la raison d’être du projet et que tu communique de manière authentique dessus, ton projet n’a tout simplement PLUS de CONCURRENTS.

Ensuite vient l’acceptation que ton projet ne convient pas à tout le monde. Que certains bénéficiaires auront vraiment intérêt à aller voir l’un de tes « concurrents » (ou partenaire, quand on identifie qu’on est complémentaire, on peut s’aider!)

La dernière image que j’ai envie de te partager, c’est celle d’un écosystème. Dans cet écosystème, tout le monde a sa place. Les petits, les gros, les grands… ceux arrivés avant, après… et toi aussi tu as quelque chose de beau à apporter au monde, sans avoir besoin d’être le meilleur spécialiste all over the world.

Ca te parle ?
Partage ton ressenti en commentaire !

4 questions à te poser pour organiser un évènement participatif – Cas concret

Voyons ensemble les bonnes questions à te poser pour créer un événement participatif. Et au delà de l’évènement, pour que les membres d’un collectif (réseau, communauté, adhérents, équipe) prennent leur place et participent au projet.

Echanges avec Madeline, déléguée territoriale pour le RIMréseau des indépendants de la musique. Elle est coordinatrice auprès de 43 structures, toutes situées en Gironde.

Son métier consiste à connaître au mieux les besoins et problématiques des adhérents du territoire de la gironde pour pouvoir répondre à leurs besoins et faire des propositions adaptées.

Elle m’a contactée pour se former aux outils d’intelligence collective. En attendant sa formation, Madeline avait un événement participatif à organiser qui lui posait question.

Comme c’est une demande que je reçois souvent j’ai accepté de la conseiller, en publiant mes recommandations sur le blog, pour que tout le monde puisse en profiter.
Mais surtout, au delà de mes recommandations, je te partage les bonnes questions à te poser pour préparer ton évènement !

Son challenge participatif du moment :
Réussir à impliquer les adhérents.

Le contexte : un réseau de 130 adhérents, sur 43 structures à coordonner

RIM participatif

Madeline : Le réseau compte environ 130 adhérents, tous acteurs dans les musiques actuelles (festivals, salles de concert, labels, médias, écoles de musique, développeurs d’artistes). Pour ma part je suis coordinatrice sur un territoire donné, celui de la gironde qui rassemble 43 structures adhérentes.
En plus des temps organisés avec l’ensemble des adhérents sur la région, il y a des rencontres territoriales.

Mes questions ici portent sur l’organisation de la prochaine rencontre territoriale destinée aux 43 structures avec lesquelles je travaille.

1- Quels sont les objectifs de cette rencontre ?

Participatif

Le post-it, c’est le symbole parfait pour évoquer un atelier participatif, mais je te rassure, on peut faire sans ! 😉

Lidy : Ça peut paraître évident, mais la première chose à faire avant de se lancer dans l’organisation d’un événement, avant même de réfléchir au type d’atelier(s) à proposer, c’est de se demander POURQUOI.

Pourquoi ces personnes, qui ont sans doute 10 milliards de choses passionnantes à faire vont prendre le temps de se réunir. (Ou, autre version, pourquoi moi qui ai tout autant de choses géniales à faire, je vais consacrer de mon précieux temps à organiser cet évènement.)

Une bonne manière d’être au clair sur les intentions de la rencontre… 😉

Quel serait ton ou tes objectifs pour cette rencontre ? (attention à ne pas mettre trop d’objectifs à une seule et même rencontre pour éviter l’effet “marathon” ou “fourre-tout”)

Madeline : Il y a 3 objectifs à cette rencontre territoriale :

  1. Favoriser l’interconnaissance entre les adhérents
  2. Contribuer au transfert de savoir faire entre les activités et métiers
  3. Faciliter les coopérations

2- Qui sont les participants, quelles sont leurs habitudes et combien seront-ils ?

participatif

“métaphore” ! ^^

Lidy : OK, maintenant que les objectifs sont clairs, nous avons besoin d’en savoir plus sur les participants.

LE NOMBRE

Je ne choisi pas le même format d’atelier si j’ai 5, 10, 30, 100, ou 300 participants.

C’est une question à se poser AVANT de choisir un format d’atelier. Même s’il y en a un que vous avez testé un jour, que vous avez vraiment aimé et que vous aimeriez animer (surtout, même je dirais, pour choisir le type d’atelier en fonction des besoins et non l’inverse. ;))

Ainsi, faire un Word café à 8 ne sera pas très intéressant, car il n’y aura pas assez d’émulation. De même qu’un codéveloppement à 20 autour d’une même table, qui ne permettra pas d’aller en profondeur et de tirer bénéfice de l’atelier…

LES GROUPES

C’est aussi important de se demander s’il y aura différents groupes au sein de participants, à prendre en compte pour l’animation.

Par exemple :

  • des personnes qui arrivent tout juste / des personnes qui participent depuis longtemps
  • des salariés / des membres du CA
  • des personnes habituées à travailler ensemble
  • des personnes ayant différentes missions / problématiques
  • un groupe familier des méthodes d’intelligence collective / un groupe qui a d’autres habitudes

LES HABITUDES

Idem, demandes-toi quelles sont les habitudes des participants.

Quelques exemples d’habitudes à prendre en compte :

  • le quart d’heure bordelais
  • les arrivées / départ en cours
  • les “pots” avant ou après l’atelier

Madeline : Je pense qu’ils seront entre 15 et 25. Le formulaire est encore en ligne…
Tous des professionnels dans les musiques actuelles. Certains adhérents se connaissent, d’autres moins ou pas du tout. Et certains sont nouveaux, ils viennent d’entrer dans le réseaux, il s’agit donc de leur première participation liée au réseau.
Il y a souvent des retardataires, il arrive aussi que des personnes inscrites ne viennent finalement pas et ce sans prévenir de leur absence.
Ils ne sont pas vraiment familiarisés avec des méthodes d’intelligence collective.

3- Quelle est la durée de l’évènement ?

participatif

Alors là, 2 cas de figure :

  • Soit tu crées de toute pièce cet évènement.
    A toi de choisir la durée qui te semble juste pour cette rencontre. Un juste équilibre entre la prise en compte :
    – des objectifs
    – des disponibilités des participants.
    N’hésite pas à leur demander leur avis aux membres du réseau, c’est aussi ce qui permet de les impliquer ses adhérents !
    Par exemple : préférez-vous une rencontre de 1 jour tous les mois, ou ½ journée tous les 15 jours ?
  • Soit tu as une durée contrainte.
    Dans ce cas, c’est important de bien proportionner tes objectifs en fonction de la durée dont tu disposes.
    Exemple : je te déconseilles d’envisager sur un atelier de 1h30 d’avoir pour objectif de favoriser l’interconnaissance + de transmettre des informations sur l’avancée du projet + de prendre une décision potentiellement clivante (une décision qui n’a pas été préparée, qui n’est pas mûre)

Madeline : C’est un atelier régulier, déjà programmé, qui dure 3h30, de 14h à 17h30.

Lidy : Autre point à prendre en compte : l’heure de l’atelier pour pouvoir t’adapter à l’énergie des participants (pas la même en début de journée, soirée ou après le déjeuner).
Par exemple, lorsque j’anime en début d’après-midi, juste après le déjeuner, je prévois un temps pour se remettre en énergie et j’évite les temps d’information descendante qui entraîne les participants vers la sieste. (oui oui !)

4- Dans quel lieu nous réunissons-nous ?

Mais si, c’est possible d’organiser un atelier participatif dans ce type de salle !

Lidy : De la même manière, le lieu peut être une contrainte (source de créativité souvent, enfin une contrainte à prendre en compte pour le choix de l’atelier).

Ainsi, je ne préparerai pas le même évènement dans :

  • un amphithéâtre, avec un espace sur scène insuffisant pour rassembler tous les participants
  • un espace découpé en plusieurs petites salles
  • une immense salle avec portes donnant sur un parc

Il arrive parfois d’animer des ateliers dans des espaces inconnus. Ce n’est pas le plus confortable, mais ça arrive. Dans ce cas, je recommande soit :

  • d’avoir une animation “tout terrain”, qui s’adapte
  • d’avoir plusieurs idées d’atelier en tête… ^^

Conseil, donc : renseigne-toi sur le lieu avant de te lancer dans la préparation de l‘animation.
Quelques questions à te poser :

  • le lieu est-il passant/ fermé (/vitré, dans certaines salles, comme dans un aquarium, avec des personnes extérieures qui peuvent voir les participants, sans les entendre)
  • dispose-t-il d’un accès vers l’extérieur ?
  • le lieu est-il agréable, ou plutôt fonctionnel (voir ni agréable, ni fonctionnel, ça arrive ! ^^) ?
  • est-il calme ou bruyant ?
  • si je veux organiser un pot de fin, un petit dèj d’accueil ou un repas, est-ce que je dispose d’une salle à part ?

Madeline : Le lieu de la rencontre est dans une petite salle à l’intérieur, assez sombre. Un ancien théâtre avec une petite scène et une salle où l’on dispose des tables et des chaises. Il y a une pièce séparée pour accueillir les participants et faire un pot de fin.

Mes recommandations pour préparer
cet évènement participatif

participatif
Lidy : Avec les informations que j’ai, voilà ce que je ferai si j’étais à ta place, Madeline.

Comme tu as pas mal de temps, je verrais bien 2 temps, avec une pause au milieu.
La pause est elle-aussi un temps d’interconnaissance, même si c’est informel ^^ et permet à chacun de fumer, faire pipi, bref de participer dans de bonnes conditions.
En comptant l’accueil, introduction, la conclusion et la pause (1 heure environ), il te reste environ 2h30 d’atelier, donc 2 ateliers d’environ 1h15.

Sur ce temps là, voilà donc les 2 temps que je te recommanderai :

1- Interconnaissance pure

Tu commences par un “brise glace” :
Tous debout au centre de la pièce. Tu demandes à ceux qui sont plutôt « thé » de se mettre à droite et ceux qui sont plutôt « café » à gauche. Puis tu enchaînes avec d’autres questions légères (pas de sujets chauds).
Quelques idées, à toi de le sentir : vélo/voiture, les faire se mettre à la queue-le-leue par date d’entrée dans le réseau, positionnement dans l’espace en fonction du lieu qu’ils représentent (ex. cette pièce est la France, d’où venez vous ? positionnez-vous les uns par rapport aux autres).

Puis, tu peux donner à chacun une petite feuille sur laquelle tu les invites à répondre à 2-3 questions simples et en même temps importantes pour faciliter l’interconnaissance
(ex. de ce que j’ai fait dans un coworking : quel est ton métier, où est-ce que tu travailles/quand est-ce que tu bosses ici (selon la taille du coworking ^^), qu’est-ce que tu viens chercher dans cet espace de coworking).

Ils remplissent la feuille puis se déplacent dans la pièce, s’arrêtent lorsqu’ils croisent une personne qu’ils ne connaissent pas (ou pas trop), échangent leurs nom et leurs réponses, puis se remettent en mouvement, croisent une nouvelle personne et ainsi de suite. selon le temps et le nombre de personne tout le monde se croise, ou pas.

Ou, version courte. Après avoir répondu aux questions tu leur demandes de faire un binôme avec quelqu’un qui ne connaissent pas, puis tu les fais mettre en cercle et chacun présente son binôme.

2- Montée en compétences

Tu peux leur demander « vous avez l’occasion de profiter des compétences de chacun et d’offrir les vôtres aujourd’hui, sur quels sujets aimeriez-vous échanger (là, tu peux guider en fonction de ce que tu connais de leurs besoins) ?

Tu leur donnes des post-it et tu leur demande de noter les sujets à aborder (en rappelant le timing, on ne peut pas faire la même chose en 30mn qu’en 3h ^^).
Dès que tu récupères un post it tu le dis à voix haute pour inspirer les autres participants et tu le colles au mur.
Au bout de quelques minutes, tu leur demandes de rassembler en patates les sujets qui « vont ensemble », qui peuvent être traités dans un même groupe pour en avoir 2-3 ou 4.
Tu demandes à chacun de se répartir dans le groupe qui l’intéresse, puis tu dis qu’il y a besoin d’un « facilitateur de parole » et d’un « restituteur ».
Tu annonces le temps pour cet atelier et à la fin, petite restitution de chaque groupe de 2mn.

J’espère que tu te sens plus sereine avec ces quelques recommandations, Madeline !
Nous pourrons aller plus loin en formation et notamment voir ensemble, en fonction de tes besoins :

  • la stratégie globale d’animation du réseau
  • l’animation les introduction et restitution
  • la gestion fluide du temps d’animation
  • la circulation de la parole
  • la communication avant et après la rencontre
  • comment impliquer les participants dans l’animation en elle-même
  • comment capter l’attention des participants

Et toi, chère lectrice, cher lecteur, quel est ton challenge
du moment dans la vie de ton collectif ?

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Les clefs des projets coopératifs

Mes 5 conseils pour des réunions à distance au top ! (série Réunions efficaces)

Dans une équipe, un collectif, avec des partenaires, ou des clients, on peut avoir besoin d’organiser ponctuellement ou régulièrement des réunions à distance.

Je choisi très très souvent ce mode de fonctionnement – plutôt que les réunions présentielles – et notamment dans ces 3 situations :

  1. Lorsque, je coopère avec des personnes habitant et travaillant dans une autre région, voire un autre pays.
    Je ne travaillerai tout simplement pas avec elles si le téléphone et/ou les outils de conférences en ligne n’existaient pas. Ce serait bien dommage, vu la richesse de nos échanges !
  2. Ou, je suis dans un groupe qui travaille très régulièrement ensemble.
    Avec lequel j’ai, chaque semaine, une mini réunion « opérationnelle » de 30mn max. La réunion est très cadrée et permet d’aller à l’essentiel, de débroussailler pour que chacun avance correctement sur ce qu’il/elle a à faire durant la semaine. Mot clé : rapidité, efficacité ! (ce type de réunion est génial, néanmoins il ne se suffit pas !)
  3. Ou encore, j’ai besoin d’échanger plus longuement avec des partenaires qui habitent ou travaillent à 1h-1h30 de chez moi (Bordeaux ^^). Mais qu’il ne s’agit pas du travail d’une journée.
    Je mets dans la balance le coût d’un déplacement (en euros ^^, mais aussi et surtout en temps et en énergie) et je me demande à quoi je dois renoncer pour une réunion présentielle : L’accompagnement d’un.e leader de collectif ? La rédaction d’un article ^^ ? Aller chercher mes enfants en fin de journée ? Mon cours de yoga ?

Bien… tu l’auras compris je ne suis vraiment pas fan du présentéisme ! Nous avons tous tellement de choses passionnantes à faire, pas besoin de perdre notre temps en déplacement pour une réunion !

Avec de la méthode, une réunion à distance peut être bénéfique à un groupe, pour prendre des décisions, partager des informations, se redonner confiance les uns dans les autres…
C’est une manière d’avancer tout en prenant compte des besoins de chacun pour avancer, tout en ayant une juste conscience du temps dont nous disposons… C’est pour cela que je suis une adepte de la réunion à distance !

3 idées préconçues sur les réunions à distance pourtant bien utiles

  • #1 « ce n’est pas assez humain/chaleureux/convivial »
    D’abord, j’ai vécu des réunions présentielles (dans un même lieu) absolument insupportables. J’avais l’impression que les participants étaient considérés comme des robots, sans émotions ni âme… Et des réunions à distance chaleureuses, humaines, riches !
    Être humain, c’est un état d’esprit ! Et j’observe chez les animateurs que je connais (et chez moi !) davantage de vigilance à ouvrir un temps convivial lors de réunions par téléphone ou visio-conférence qu’en présentiel.
  • #2 « ça dure plus longtemps et c’est moins efficace »
    Ensuite, et non ! Là encore, ce que j’observe chez mes clients, collègues, partenaires, c’est que nous nous appuyons davantage sur les méthodes d’animation de réunion et généralement l’ordre du jour est mieux préparé, la conscience du temps plus juste…
  • #3 « ça favorise les non-dits »
    Enfin, non plus, là encore, comme l’animateur ne peut s’appuyer sur son intuition, sur ce qu’il « capte dans l’air de de la pièce » sur l’ambiance, il va demander des feed-back… Et ce, tout simplement et plus naturellement qu’en présentiel !

Si tu vois d’autres freins, dont je n’ai pas parlé ici ? Partage-les en commentaire !

Les 5 points de ton tableau de bord pour préparer et animer une super réunion à distance

réunions

Alors, oui, évidemment, une réunion à distance, ça ne s’anime pas (ni se prépare d’ailleurs) comme une réunion présentielle. Voilà 5 conseils pour t’ajuster à ce format.

  • 1- D’abord, bien choisir son outil, selon la taille du groupe

Aujourd’hui (et j’espère que ça changera rapidement grâce à l’évolution de la technologie !), je recommande l’utilisation d’un outil de visioconférence (caméra et son) jusqu’à 4-5 participants. J’utilise principalement Appear.in ou Skype. Il existe de très nombreux outils, dont des logiciels libres. A chacun de trouver ce qui lui convient !

Au-delà de 4-5 participants et jusqu’à 50 personnes, soit on bascule sur un appel téléphonique (donc, plus de caméra) ou, un peu plus complexe (je ne recommande pas cela pour une première visioconférence, avec un groupe peu habitué), on utilise l’outil de visioconférence juste pour l’image. Chacun coupe le son, et chacun utilise son téléphone pour le son.

Aussi, pour les appels multiples, j’utilise les conférences gratuites de chez OVH. A commander très simplement, 24 heures avant la réunion, >>>ici<<<.

Ne pas hésiter à prévoir un plan B. Par exemple « si le son fonctionne mal avec Skype, on n’attend pas, on se rejoint tous sur Appear.in » par exemple, à indiquer en amont (cf point suivant)

  • 2- Ensuite, donner à chacun.e les informations nécessaires au bon déroulement de la réunion en amont

Avant la réunion, envoyer un mail contenant à minima ces informations :

– Date et heure, sans surprise !
– La manière de se retrouver. Si la conférence se fait par téléphone, via OVH. Prévenir que le numéro ne sera envoyé que la veille ou le matin même.
– Demander à chacun, surtout pour une première fois, de prévoir 5-10mn avant la réunion pour s’installer avec chargeurs et tout ce dont chacun a besoin (les casques ou oreillettes sont les bienvenus). Cela permet de tester la solution un peu avant le début de la réunion pour que celle-ci commence à l’heure. Prévoir une relance quelques jours avant si le premier mail est envoyé très en amont.
– Prévenir que la réunion commencera à l’heure et qu’il est demandé aux retardataires de faire une arrivée discrète en se signalant brièvement et en attendant que l’animateur lui donne la parole.
– Le lien vers le document partagé sur lequel sera noté en direct la synthèse de la réunion par la personne dont c’est le rôle (scribe). Et donc… s’il n’y a pas encore de scribe ou si le rôle « tourne » à chaque réunion…

  • 3- Puis « Ouvrir » et « fermer » la réunion par une météo ou présentation

Pour que chacun puisse se présenter brièvement si les participants ne se connaissent pas. Ou indiquer leur niveau de disponibilité, d’énergie, d’attentes pour cette réunion (la « météo », une manière d’entrer dans la réunion et de refermer la porte le temps de celle-ci).

Selon moi, la météo (tout comme la restitution, à la fin de la réunion) n’a pas besoin d’être consignée dans la synthèse. Je trouve que c’est à éviter pour permettre à chacun de s’exprimer en toute liberté.

Idem avec la restitution, à la fin pour que chacun puisse partager, brièvement « comment il/elle a vécu cette réunion et avec quoi il/elle repart).

  • 4- Matérialiser la place de chacun.e dans le cercle pour fluidifier la parole

Dans une réunion présentielle, les tours de table ou tour de cercle sont fluides car il est facile de passer la parole à son/sa voisin.e. A distance, comment faire ?

Tout simplement comme ça : l’animateur note sur le document partagé le prénom des participants dans l’ordre de leur arrivée dans la réunion.

Chacun a le document partagé sous les yeux. Le facilitateur rappelle, en début de météo cet ordre et indique que ce sera celui de prise de parole durant toute la réunion. Chacun est garant de la fluidité de la parole. Ne pas hésiter à rappeler plusieurs fois cet ordre, surtout avec des participants qui découvrent ce mode de fonctionnement.

Bien préparer l’ordre du jour en amont (sauf pour les réunions dites « de triage » ou « opérationnelles », pour lesquelles l’ordre du jour se fait en direct, pendant la réunion).

Rien de neuf… comme pour les réunions présentielles n’est-ce pas ? 🙂

  • 5- Enfin, favoriser une parole qui circule, qui tourne

Pour éviter la monopolisation de la parole, bien demander à chacun.e :
– De s’exprimer avec concision, en conscience du temps imparti pour cette réunion et du nombre de personnes (pour une réunion de 1h, si nous sommes 6, cela représente en tout 10mn de parole chacun. Évidemment selon nos rôles et le contexte nous pouvons avoir besoin de parler davantage que nos collègues. Le faire en conscience !).
– D’indiquer lorsqu’il/elle a terminé de parler pour remettre la parole au centre, en disant « j’ai dit » ou « j’ai fini » ou « j’ai parlé »… peu importe tant que c’est bien clair !

Et toi, animes-tu des réunions à distance ?
Si oui, quelles sont les bonnes pratiques que tu aimerai partager avec la communauté ?
Si non, pour quelles raisons ?

***********************
Les précédents articles de la SÉRIE RÉUNIONS EFFICACES :
#1 Les ingrédients pour des réunions pénibles… et des réunions efficaces
#2 Comment éviter l’effet « fourre-tout » en réunion ? (série Réunions efficaces)
#3 Répartir les rôles pour une vraie réunion coopérative. (série Réunions efficaces)

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Les clefs des projets coopératifs

Répartir les rôles pour une vraie réunion coopérative. (série Réunions efficaces)

Lorsque je débute un accompagnement, je commence généralement par travailler avec la/le coordinatrice/teur sur la prochaine réunion. Une bonne occasion d’entrer tout de suite dans le vif du sujet. 😉

Et bien souvent j’observe que c’est cette coordinatrice, ce leader, cette fondatrice, cet animateur, cette directrice, ce président (selon les projets) qui s’occupe de faciliter la réunion, mais aussi de préparer l’ordre du jour, et de le communiquer. Mais aussi de réserver la salle, de préparer le thé et le café s’il y en a, d’imprimer les documents, de faire le compte rendu, de l’envoyer…
Bref, une seule et même personne qui remplit seule tous les rôles nécessaires pour que la réunion ait lieu.

C’est aussi elle qui me demande :
-“comment faire pour que chacun s’investisse ? ”
– “comment je peux mieux m’organiser, parce que je ne m’en sors pas, j’ai l’impression que mon rythme s’accélère sans cesse”
– “comment ne pas décider seul.e, au nom du groupe”

Tu vois certainement où je veux en venir….

Regarder comment se passent les réunions et comment sont répartis (ou non) les rôles offre les premières pistes pour faire évoluer une organisation.

ciel

Petite précision avant de commencer

Rien d’anormal pour moi à ce que les collectifs se lancent au début avec une personne “multitâche”. Les choses se passent souvent comme ça. Pour la simple et bonne raison que cette organisation répond à un besoin d’efficacité et de voir le projet avancer.
Pour autant, je suis attentive à ces 3 points :

1- Est-ce que la personne en question se sent sereine, pleine d’élan ou au contraire commence-t-elle à se sentir fatiguée, en suractivité ?
2- Est-ce que les membres du collectif se sentent acteurs du projet et non pas seulement des consommateurs impliqués. Font-ils des propositions ? Prennent-ils des responsabilités ?
3- Des conflits naissent-ils autour de décisions qui ont été prises ?

Il s’agit de questions subtiles, qui demandent d’être attentif/ve à ce qui se passe dans le groupe, pour capter les signes qui indique que le collectif a besoin d’une nouvelle organisation.

 Dans mes accompagnements je propose généralement 6 rôles.

Pourquoi 6 et pas seulement 1 ou 2 ? Parce que que plus les rôles sont fractionnés :

 

  • plus ils sont légers pour la personne qui les remplit. Ce qui évite la suractivité et le phénomène de “je quitte tout, j’en peux plus, reprend le bébé qui peut !”

  • plus c’est facile pour chacun de s’investir. Ca fait moins peur. moins les participants sont passifs, puisque chacun porte un bout de la réunion, avec l’intention d’y contribuer donc.

  • plus la réunion est efficace.

marcheurs

Peut-être en auras-tu besoin d’autres, pour s’adapter à ton contexte particulier.
De la même manière une même personne peut remplir plusieurs rôles, notamment si vous êtes moins de 6 (forcément !) ou s’il y a un intérêt au « cumul de mandats »  (ex : si le scribe rédige le compte rendu directement pendant la réunion dans un document partagé et qu’il n’a qu’à envoyer le lien aux participants.)

  • Le facilitateur, la facilitatrice

C’est la personne en charge du cadre de la réunion (et non pas du contenu). C’est elle qui s’assure que la réunion commence et termine à l’heure, qui fait circuler la parole et qui suit les processus (les méthodes) en cas de prise de décision. Un bon facilitateur sait trouver son équilibre entre légèreté et fermeté. Sait recadrer sans se braquer. Comme pour beaucoup de choses, c’est en forgeant qu’on devient forgeron… Patience et indulgence au début !

  • Le maître du temps

Il assiste le facilitateur en lui indiquant le temps restant pour chaque partie de la réunion. Cela suppose que le facilitateur ait préparé son ordre du jour avec un temps alloué pour chaque partie (j’y reviendrai dans un prochain article consacré à cette même série). Idéalement ce rôle est porté par quelqu’un de rigoureux, qui est capable de suivre la réunion, d’y participer, tout en gardant un oeil sur l’horloge. Je recommande généralement au facilitateur de choisir lui-même son maître du temps afin qu’il se sente à l’aise dans sa facilitation.

  • L’assistant

Lors d’une réunion en salle, en présentiel (et non à distance), le facilitateur peut avoir besoin d’utiliser un paper board ou un tableau. Utile pour maintenir l’attention des participants en notant les grands points à l’ordre du jour, les décisions prises etc. C’est là que l’assistant entre en action. Il est parfois nommé secrétaire. J’utilise plus souvent le terme assistant, car je travaille très souvent avec des associations, qui ont un secrétaire (un trésorier et un président), dont le rôle est différent, ce qui prête à confusion.

  • Le scribe

C’est la personne qui prend note du compte-rendu et le diffuse. Je recommande généralement que la prise de note se fasse directement sur un document partagé qui centralise tous les compte-rendus. Et que le compte rendu soit le plus synthétique possible. Une bonne manière de faire gagner du temps à tout le monde. Aussi bien pour la lecture que pour l’écriture.

  • Le logisticien

Il réserve la salle, s’assure que tout le matériel est disponible (paper board, feutres, impressions et/ou connexion à internet si besoin)

  • Le communicant (pour les associations, pas pour les équipes travaillant souvent ensemble)

Il diffuse la convocation, l’ordre du jour, le lien vers le compte rendu pour relecture et éventuelles modifications et le compte rendu final.

Le facilitateur, en acceptant de ne pas être shiva, permet selon moi l’émergence à 2 choses très positives :
1- comme je le disais plus haut, il permet à chacun de prendre sa place
2- il se rend beaucoup plus disponible pour le collectif. Il sent plus facilement où en est le niveau d’énergie du groupe, ce qui est indispensable pour adapter sa facilitation, ralentir ou accélérer le mouvement.

Et toi comment répartis-tu les rôles dans les réunions que tu organises ?

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Les précédents articles de la SÉRIE RÉUNIONS EFFICACES :
#1 Les ingrédients pour des réunions pénibles… et des réunions efficaces
#2 Comment éviter l’effet « fourre-tout » en réunion ? (série Réunions efficaces)

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Les clefs des projets coopératifs

 

Coordonner un projet de transition coopératif sans faire un burn out, c’est possible ?

Cet article, c’est THE “tableau de bord” que j’aurai rêvé d’avoir il y a quelques années, lorsque j’étais coordinatrice de projets de transition coopératifs, jeune maman et entrepreneure !

Il est le fruit de mes formations, accompagnements, recherches sur le terrain et expérimentation in vivo, sur moi et sur mes clients.

Je dois t’avouer que ce titre d’article m’a bien amusée lorsqu’il est venu à moi. Un brin provoc, il me plaît beaucoup.

Et surtout avec lui, je touche à l’essence même de ce que je veux transmettre dans mes accompagnements aujourd’hui. Je m’explique :

Nous sommes nombreux à être passionnés
par la transition sociétale et écologique que nous vivons.

A vouloir contribuer à cette nouvelle société qui voit le jour, plus respectueuse des êtres vivants,
de la nature. Qui nous permet plus de liberté, d’épanouissement, de respect, de sécurité, d’amour.
Et qui est aussi plus responsable, qui ne pille pas les ressources mais qui les utilise avec justesse et respect.

Nous sommes nombreux à nous investir auprès des enfants pour les aider à découvrir leurs richesses et à vivre en coopération. (Chrysalide école de la transition)

  • Pour des amaps et groupement d’achats, pour consommer en circuits-courts de manière plus responsable, main dans la main avec les producteurs qui nous nourrissent. (Cagette.net, l’initiative de mon compagnon et de son partenaire)
  • Pour des habitats partagés, pour se soutenir et stopper la surconsommation en mutualisant ce qui peut l’être.(MOOC des Colibris)
  • Pour des coopératives d’entrepreneurs pour faire ses propres choix professionnels en étant épaulé. (Oxalis, Co-actions, Coopalpha)
  • Pour une grossesse et un accouchement physiologiques, dans un cocon familial (sage-femmes pratiquant l’accouchement à domicile)
  • Pour accompagner les entrepreneurs du changement à aligner leur activité avec leur nature profonde et à en vivre correctement (Creators for good)
  • Pour une alimentation saine et respectueuse de la vie. (Antigone XXI)
  • Pour des énergies renouvelables, propres et sans risque pour nous et nos enfants. (Enercoop)
  • Pour des lieux d’apprentissage, de découverte et d’expérimentation (les Amanins)
  • Pour des espaces de coworking qui relient les acteurs du changement (La Ruche)
  • Pour des logiciels libres, qui soutiennent nos initiatives, nous aident à en partager les fruits et à essaimer. (Framasoft)
  • Pour des monnaies locales / complémentaires qui nous permettent de soutenir de beaux projets de transition. (La Miel)
  • Pour des médecines douces, qui nous apprennent à prendre soin de nous et de la magie de la vie. (Sonia Tauzin)
  • Pour des tiers lieux et des cafés associatifs qui nous invitent à nous rassembler, nous aider et déployer nos ailes ensemble. (Darwin et Le petit grain)

Mosaique

Et je n’ai cité là qu’une infime part de ce qu’est l’incroyable diversité de notre mouvement de transition. Une microscopique goutte d’eau, tellement inspirante, dans un océan d’initiatives. Et pour chacune d’elles, tant de petites fourmis qui oeuvrent !

Et ce qui m’alerte moi, petite fourmi dans la grande fourmilière, c’est notre capacité à prendre soin de nous et à ne pas tenter de courir un marathon à la vitesse d’un sprint.
Notre capacité à garder notre énergie, notre élan si vital.

Pourquoi est-ce que je raconte ça ?

Parce que j’ai moi-même connu l’abondance de projets, la suractivité. Que je m’y suis fait mal. Que ça n’a pas servi le projet, bien au contraire. Et que je vois tellement de personnes s’épuiser à la coordination de magnifiques projets, que je tire la sonnette d’alarme !

J’ai passé ces dernières années à explorer, tester et transmettre des solutions pour sortir de cette spirale, et pour :

  • réussir à coopérer, avancer ensemble parce que si chacun reste seul.e dans son coin, vraiment on n’y arrivera pas. Et faire que le fameux PFH, ou précieux facteur humain ne se transforme pas en p***** de facteur humain.
  • avoir un impact positif important, voir les choses bouger et ne pas juste s’activer dans tous les sens, brasser de l’air sans résultat
  • prendre soin de ses besoins : avoir du temps pour se ressourcer, avoir le nécessaire pour se sentir en sécurité, notamment financière…

Champ

Et pour revenir au sujet de notre article, oui, bien sûr qu’on peut coordonner un projet de transition coopératif, même avec de très nombreuses personnes, sans être en suractivité. C’est l’objet de l’offre d’accompagnement que je peaufine en ce moment, dont sur laquelle je communiquerai prochainement.

Voilà les 5 points que je te conseille pour mener à bien ton projet

A traverser seul.e ou accompagné.e., à toi de décider.

Moi je fais appel, depuis le début de mon aventure entrepreneuriale, à de nombreux accompagnateurs, formateurs, mentors dont le regard et les questions m’ont énormément apporté en plus de mes lectures. Je ne regrette pas une seconde ce choix, bien au contraire !

1- apprend à bien te connaître.
Pour moi, c’est fondamental. Tout part de toi. Tu gagneras un temps précieux en te connaissant bien. Et tu avanceras avec plus de facilités, moins de tâtonnements.

Voilà 3 pistes à creuser pour t’aider, parmi des milliards d’autres :

  • l’ennéagramme (article à venir)
  • la Communication Non-Violente (CNV). Je te partage mes ressources dans cet article
  • l’ikigai : ta raison d’être (article à venir)

schéma de l'ikigai

2- Prends soin de toi et de tes différentes sphères
Tu es un être complexe, multiple. Tu ne te résumes pas à la casquette que tu portes et au projet que tu coordonnes en ce moment.
Tu n’es pas un objet, fait pour être utile, productif H24.
Prends soin notamment :

  • de réserver du temps pour toi, pour nourrir tes besoins. Pour ta pratique (moi c’est le yoga par exemple), pour exercer ta créativité…
    Si c’est difficile pour toi, je te conseille de te réserver un jour ou un soir chaque semaine, pour toi. D’en faire ton rituel. Quelque chose de clair pour toi et pour tes proches.
  • de tes proches : ta famille si tu as des enfants, de ton couple, si précieux, si tu es amoureux/se, de tes amis qui te redonnent de l’énergie…
  • de ta santé : ne rogne pas sur ton sommeil, sur des repas sains et zen, des rendez-vous réguliers avec ton ostéopathe, ton praticien en médecine traditionnelle chinoise, ton naturopathe…
  • de ton environnement : tu as besoin d’un camp de base ressourçant pour ton expédition. Fais de l’espace, créé du vide et n’hésite pas à sacraliser une ou plusieurs pièces. Chez moi, par exemple, il peut y avoir du bazar dans les chambres en période de rush, mais la salle, puis la cuisine sont notre priorité car c’est là que nous vivons le plus. Ressources : le courant minimaliste, le livre de Marie Kondo et les home organizer.
  • de célébrer chaque chose qui peut l’être : tes avancées, tes réussites, tes feed-back positifs. Idéalement avec les personnes qui te suivent dans l’aventure et tes soutiens.
  • de ton temps, qui est ta principale ressource. Pour avoir un rapport apaisé avec lui, je recommande 5 choses : choisir (et donc apprendre à dire non), être honnête avec toi-même sur le temps que prend chaque tâche, prioriser, confier à d’autres ce qui peut l’être et désencombrer son mental, en planifiant notamment. (Le prochain article à paraître sera sur ce dernier point. A suivre…)

Yoga

3- Clarifie la raison d’être de ton projet collectif.
Que tu en sois le fondateur/la fondatrice ou non. Que le projet soit déjà lancé et le collectif actif ou non.
Que tu le fasses donc seul.e ou avec tes collègues, clarifie la raison d’être du projet. Et vérifie que cette raison d’être résonne bien avec la tienne, ta propre raison d’être. Cette raison d’être est évolutive. Pour en faire la boussole du projet et pour que le collectif avance dans la même direction, elle doit être claire et transparente : il te faut donc communiquer dessus.

Boussole

4- Pose les bases d’une gouvernance partagée…
Pas de grand manitou qui décide ce que doit faire son équipe, pas de collectif qui décide de tout tous ensemble et qui passe son temps en réunion. Un juste équilibre, comme pour tout, et une juste place pour chacun, comme en permaculture. 😉

Voilà quelques pavés sur ton chemin, à faire seul.e ou en collectif selon l’état d’avancement. :

  • Clarifie la raison d’être du projet.
  • Définis les premiers projets à mener pour répondre à la raison d’être du projet
  • Choisi les première tâches à réaliser pour mener ces premiers projets. Juste les premiers pas.
  • Répartis ces tâches en rôles
  • Affecte ces rôles aux personnes de ton collectif.
  • Mets en place des temps collectifs qui équilibrent un travail opérationnel efficace, qui avance (réunions, ateliers d’intelligence collective) / communication et interconnaissance pour favoriser la confiance et la coopération (repas, évènements…)
  • Valide et communique le “cadre” qui sécurisera chacun dans le collectif, les règles du jeu : les processus d’entrée, de sortie et d’exclusion, la manière de communiquer, de régler ses conflits, de contribuer aux réunions…

Randonnée

5- … et d’une communication authentique
La Communication Non-Violente est d’une grande aide pour cela. Je ferai un article à ce sujet prochainement. En attendant, voilà des ressources pour creuser la question.

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Voilà. J’espère que cet article te sera utile. C’était un vrai bonheur pour moi de l’écrire, encore davantage que tous les autres.

🌼 Je suis preneuse de tes questions et ressentis, qui me permette d’affiner toujours plus ! 🌼

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