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Les ingrédients pour des réunions pénibles… et des réunions efficaces

 dans Coopérer

Bienvenue au début d’une série d’articles consacrés aux réunions efficaces et agréables pour laquelle je peux dire qu’il y a de la matière !

Qu’elles aient lieu dans une salle, à distance, par téléphone, avec 3 ou 80 personnes, il y a des clefs assez simples, à connaître pour faciliter des réunions géniales.
Des réunions qui font avancer de magnifiques projets, auxquelles les participants viennent le cœur et le pas léger
. (oui oui, c’est possible !)

Prêt.e ? On y va !

Lorsque j’ai commencé à m’intéresser aux outils d’intelligence collective et à me former avec l’Université du Nous, améliorer ma facilitation de réunions était dans le top 3 de ma liste d’attentes.

Je n’en pouvais plus de passer autant de temps en réunions, à discuter des heures et des heures pour finalement ne prendre aucune décision, voire pour remettre en question la décision prise lors d’une précédente réunion, de passer d’un sujet à l’autre sans savoir de quoi il est finalement question, de voir toujours les mêmes personnes monopoliser la parole et « gagner » le débat face à des personnes plus timides, moins rentre-dedans.

Pourtant, les réunions, ça commence souvent par une bonne intention, non ?
Se coordonner, prendre une décision, répartir les tâches, se tenir au courant, passer des informations, partager le pouvoir… ce n’est pas juste pour perdre du temps, pour s’occuper parce qu’on s’ennuie ? 🙂

Bon alors, il est où le problème ?

Lorsque j’aborde la question des réunions dans mes formations, je propose généralement aux participants un atelier d’intelligence collective en 2 temps.

Hop, première question !

Je peux te dire qu’il ne faut pas longtemps pour que chacun.e se lâche en atelier. 🙂

Tout y passe :

  • « je me dépêche d’arriver mais on ne commence pas à l’heure »
  • « il y a toujours des apartés, je ne sais pas si c’est une critique de ce que je viens d’annoncer ou si ça ne les intéresse pas »
  • « je ne sais jamais à quelle heure ça va se terminer et si je ne vais avoir le temps de finir ce que je devais faire avant de récupérer les enfants »
  • « on ne retrouve pas de compte-rendu ou il est contesté »

La liste est (très) longue, je te passe les détails, que tu connais sans doute déjà.

Je leur propose ensuite de creuser pour identifier ce qui fait que ces situations désagréables existent, qu’est-ce qui le permet ou, au contraire, qu’est-ce qu’il manque ?

Voici les causes identifiées par les stagiaires :

    • il n’y a pas d’animateur/de facilitateur
    • la raison de la réunion (ordre du jour) n’est pas claire
    • les réunions sont trop longues
    • l’ordre du jour est trop fourni
    • on ne commence pas à l’heure, on attend les retardataires (quart d’heure bordelais comme on dit par chez nous)
    • il n’y a personne pour « gérer » la distribution de la parole
    • il n’y a pas de secrétaire
  • il n’y a pas de validation collective du compte-rendu
  • nous programmons trop de réunions
  • on ne s’est pas mis d’accord sur un cadre, sur une manière de fonctionner

Je t’ai noté là ce qui revient le plus souvent, mais il y a encore de nombreuses raisons qui reviennent.

Et deuxième question… suspens !

Heureusement nous avons (a priori) tous vécu des expériences positives de réunions ! S’y retrouvent des expériences comme :

  • « la parole circulait avec fluidité »
  • « j’ai eu l’impression que nous avancions vraiment ensemble, dans une même direction »
  • « on s’écoutait ! On s’écoutait vraiment ! »
  • « j’ai pu terminer mes phrases jusqu’au bout et dire tout ce que j’avais à dire »

Je les invite ensuite à faire émerger ce qui permet de vivre ces belles expériences de réunions.

Et voici ce que partagent les participants :

  • il y avait une méthode d’animation / facilitation de réunion
  • cette méthode était validée par tous les participants
  • l’animateur / facilitateur était légitime et compétent (et il y en avait un, donc !)
  • l’ordre du jour était clair et connu en amont
  • l’ordre du jour s’est fait en début de réunion de manière agile
  • nous avons abordé peu de sujets
  • nous avons décidé de reporter certains points
  • nous avons été « droit au but »
  • il y avait un secrétaire
  • le compte rendu a été écrit de manière collaborative, pendant la réunion
  • l’heure et la date de réunion ont été choisies par sondage
  • il y avait un temps imparti pour chaque sujet
  • la réunion était courte (15mn, 30 mn, 1h, 1h30, mais pas plus de 2h)
  • la réunion a commencé pile à l’heure
  • les retardataires ne sont intégrés discrètement
  • la parole était distribuée par quelqu’un

Et voilà ! Tous ensemble, en 30mn… ces stagiaires ont écrit les recettes de la réunion pénible, dont chacun se demande à quoi elle sert, qui est fuie comme la peste et de la réunion agréable, efficace, tous rêvent encore.

On peut dire qu’à ce stade-là, on a la matière !
Pour parvenir à vivre des réunions efficaces et agréables, reste encore :

  1.  un peu de méthode pour organiser tout ça et s’outiller
  2. quelques choix à faire en fonction du contexte
    (ordre du jour préparé en amont ou sur place, de manière organique, avec méthode ; compte rendu rédigé en direct de manière collaborative ou par une personne ayant le rôle de secrétaire ; grand groupe nécessitant un rôle de distributeur de la parole ou non etc. )
  3. et de la pratique pour ancrer l’utilisation de nouvelles manières de faire.

Nous verrons cela ensemble, étape par étape dans les prochains articles de cette série dédiée aux réunions !

D’ici là, je te propose un petit exercice 🙂
Note, lors de la prochaine réunion à laquelle tu participes ou que tu animes, ce que tu trouves agréable/désagréable, cherche la cause (-> ce qui permet que cette situation existe) et partage là ici en commentaire de cet article.

Tout cela me fait penser à cette citation que j’ai envie de te partager :

 

RETROUVE LES AUTRES ARTICLES DE LA SÉRIE RÉUNIONS EFFICACES
#2 Comment éviter l’effet fourre-tout en réunion ?
#3 Répartir les rôles pour une vraie réunion coopérative

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3 commentaires
  • Guillaume
    Répondre

    J’adhère ! Je rajouterai dans les bonnes recettes un petit acronyme qui m’est utile pour introduire chacune de mes prise de paroles, le TROP:
    T:emps
    Règles
    Objectif ou Objet
    Plan

    A annoncer à chaque début de réunion de formation et d’entretien, permet de répondre aux attentes fondamentales et communes (je rajouterai aussi le’indication du chemin pour se rendre aux toilettes, car certains n’osent jamais demandé et restent contraint tout au long de l’interaction)

    • Lidy Zulke-Trokhatcheff
      Répondre

      J’adore pour les toilettes ! On ne le dit jamais assez en formation de facilitation ! 😉
      Super, le TROP, c’est un bon moyen de ne pas oublier de poser le cadre de la réunion avant de commencer à entrer dans le vif du sujet. Merci pour ton partage !

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