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Mes 5 conseils pour des réunions à distance au top ! (série Réunions efficaces)

 dans Coopérer

Dans une équipe, un collectif, avec des partenaires, ou des clients, on peut avoir besoin d’organiser ponctuellement ou régulièrement des réunions à distance.

Je choisi très très souvent ce mode de fonctionnement – plutôt que les réunions présentielles – et notamment dans ces 3 situations :

  1. Lorsque, je coopère avec des personnes habitant et travaillant dans une autre région, voire un autre pays.
    Je ne travaillerai tout simplement pas avec elles si le téléphone et/ou les outils de conférences en ligne n’existaient pas. Ce serait bien dommage, vu la richesse de nos échanges !
  2. Ou, je suis dans un groupe qui travaille très régulièrement ensemble.
    Avec lequel j’ai, chaque semaine, une mini réunion « opérationnelle » de 30mn max. La réunion est très cadrée et permet d’aller à l’essentiel, de débroussailler pour que chacun avance correctement sur ce qu’il/elle a à faire durant la semaine. Mot clé : rapidité, efficacité ! (ce type de réunion est génial, néanmoins il ne se suffit pas !)
  3. Ou encore, j’ai besoin d’échanger plus longuement avec des partenaires qui habitent ou travaillent à 1h-1h30 de chez moi (Bordeaux ^^). Mais qu’il ne s’agit pas du travail d’une journée.
    Je mets dans la balance le coût d’un déplacement (en euros ^^, mais aussi et surtout en temps et en énergie) et je me demande à quoi je dois renoncer pour une réunion présentielle : L’accompagnement d’un.e leader de collectif ? La rédaction d’un article ^^ ? Aller chercher mes enfants en fin de journée ? Mon cours de yoga ?

Bien… tu l’auras compris je ne suis vraiment pas fan du présentéisme ! Nous avons tous tellement de choses passionnantes à faire, pas besoin de perdre notre temps en déplacement pour une réunion !

Avec de la méthode, une réunion à distance peut être bénéfique à un groupe, pour prendre des décisions, partager des informations, se redonner confiance les uns dans les autres…
C’est une manière d’avancer tout en prenant compte des besoins de chacun pour avancer, tout en ayant une juste conscience du temps dont nous disposons… C’est pour cela que je suis une adepte de la réunion à distance !

3 idées préconçues sur les réunions à distance pourtant bien utiles

  • #1 « ce n’est pas assez humain/chaleureux/convivial »
    D’abord, j’ai vécu des réunions présentielles (dans un même lieu) absolument insupportables. J’avais l’impression que les participants étaient considérés comme des robots, sans émotions ni âme… Et des réunions à distance chaleureuses, humaines, riches !
    Être humain, c’est un état d’esprit ! Et j’observe chez les animateurs que je connais (et chez moi !) davantage de vigilance à ouvrir un temps convivial lors de réunions par téléphone ou visio-conférence qu’en présentiel.
  • #2 « ça dure plus longtemps et c’est moins efficace »
    Ensuite, et non ! Là encore, ce que j’observe chez mes clients, collègues, partenaires, c’est que nous nous appuyons davantage sur les méthodes d’animation de réunion et généralement l’ordre du jour est mieux préparé, la conscience du temps plus juste…
  • #3 « ça favorise les non-dits »
    Enfin, non plus, là encore, comme l’animateur ne peut s’appuyer sur son intuition, sur ce qu’il « capte dans l’air de de la pièce » sur l’ambiance, il va demander des feed-back… Et ce, tout simplement et plus naturellement qu’en présentiel !

Si tu vois d’autres freins, dont je n’ai pas parlé ici ? Partage-les en commentaire !

Les 5 points de ton tableau de bord pour préparer et animer une super réunion à distance

réunions

Alors, oui, évidemment, une réunion à distance, ça ne s’anime pas (ni se prépare d’ailleurs) comme une réunion présentielle. Voilà 5 conseils pour t’ajuster à ce format.

  • 1- D’abord, bien choisir son outil, selon la taille du groupe

Aujourd’hui (et j’espère que ça changera rapidement grâce à l’évolution de la technologie !), je recommande l’utilisation d’un outil de visioconférence (caméra et son) jusqu’à 4-5 participants. J’utilise principalement Appear.in ou Skype. Il existe de très nombreux outils, dont des logiciels libres. A chacun de trouver ce qui lui convient !

Au-delà de 4-5 participants et jusqu’à 50 personnes, soit on bascule sur un appel téléphonique (donc, plus de caméra) ou, un peu plus complexe (je ne recommande pas cela pour une première visioconférence, avec un groupe peu habitué), on utilise l’outil de visioconférence juste pour l’image. Chacun coupe le son, et chacun utilise son téléphone pour le son.

Aussi, pour les appels multiples, j’utilise les conférences gratuites de chez OVH. A commander très simplement, 24 heures avant la réunion, >>>ici<<<.

Ne pas hésiter à prévoir un plan B. Par exemple « si le son fonctionne mal avec Skype, on n’attend pas, on se rejoint tous sur Appear.in » par exemple, à indiquer en amont (cf point suivant)

  • 2- Ensuite, donner à chacun.e les informations nécessaires au bon déroulement de la réunion en amont

Avant la réunion, envoyer un mail contenant à minima ces informations :

– Date et heure, sans surprise !
– La manière de se retrouver. Si la conférence se fait par téléphone, via OVH. Prévenir que le numéro ne sera envoyé que la veille ou le matin même.
– Demander à chacun, surtout pour une première fois, de prévoir 5-10mn avant la réunion pour s’installer avec chargeurs et tout ce dont chacun a besoin (les casques ou oreillettes sont les bienvenus). Cela permet de tester la solution un peu avant le début de la réunion pour que celle-ci commence à l’heure. Prévoir une relance quelques jours avant si le premier mail est envoyé très en amont.
– Prévenir que la réunion commencera à l’heure et qu’il est demandé aux retardataires de faire une arrivée discrète en se signalant brièvement et en attendant que l’animateur lui donne la parole.
– Le lien vers le document partagé sur lequel sera noté en direct la synthèse de la réunion par la personne dont c’est le rôle (scribe). Et donc… s’il n’y a pas encore de scribe ou si le rôle « tourne » à chaque réunion…

  • 3- Puis « Ouvrir » et « fermer » la réunion par une météo ou présentation

Pour que chacun puisse se présenter brièvement si les participants ne se connaissent pas. Ou indiquer leur niveau de disponibilité, d’énergie, d’attentes pour cette réunion (la « météo », une manière d’entrer dans la réunion et de refermer la porte le temps de celle-ci).

Selon moi, la météo (tout comme la restitution, à la fin de la réunion) n’a pas besoin d’être consignée dans la synthèse. Je trouve que c’est à éviter pour permettre à chacun de s’exprimer en toute liberté.

Idem avec la restitution, à la fin pour que chacun puisse partager, brièvement « comment il/elle a vécu cette réunion et avec quoi il/elle repart).

  • 4- Matérialiser la place de chacun.e dans le cercle pour fluidifier la parole

Dans une réunion présentielle, les tours de table ou tour de cercle sont fluides car il est facile de passer la parole à son/sa voisin.e. A distance, comment faire ?

Tout simplement comme ça : l’animateur note sur le document partagé le prénom des participants dans l’ordre de leur arrivée dans la réunion.

Chacun a le document partagé sous les yeux. Le facilitateur rappelle, en début de météo cet ordre et indique que ce sera celui de prise de parole durant toute la réunion. Chacun est garant de la fluidité de la parole. Ne pas hésiter à rappeler plusieurs fois cet ordre, surtout avec des participants qui découvrent ce mode de fonctionnement.

Bien préparer l’ordre du jour en amont (sauf pour les réunions dites « de triage » ou « opérationnelles », pour lesquelles l’ordre du jour se fait en direct, pendant la réunion).

Rien de neuf… comme pour les réunions présentielles n’est-ce pas ? 🙂

  • 5- Enfin, favoriser une parole qui circule, qui tourne

Pour éviter la monopolisation de la parole, bien demander à chacun.e :
– De s’exprimer avec concision, en conscience du temps imparti pour cette réunion et du nombre de personnes (pour une réunion de 1h, si nous sommes 6, cela représente en tout 10mn de parole chacun. Évidemment selon nos rôles et le contexte nous pouvons avoir besoin de parler davantage que nos collègues. Le faire en conscience !).
– D’indiquer lorsqu’il/elle a terminé de parler pour remettre la parole au centre, en disant « j’ai dit » ou « j’ai fini » ou « j’ai parlé »… peu importe tant que c’est bien clair !

Et toi, animes-tu des réunions à distance ?
Si oui, quelles sont les bonnes pratiques que tu aimerai partager avec la communauté ?
Si non, pour quelles raisons ?

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Les précédents articles de la SÉRIE RÉUNIONS EFFICACES :
#1 Les ingrédients pour des réunions pénibles… et des réunions efficaces
#2 Comment éviter l’effet « fourre-tout » en réunion ? (série Réunions efficaces)
#3 Répartir les rôles pour une vraie réunion coopérative. (série Réunions efficaces)

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2 commentaires
  • Céline Basin
    Répondre

    J’utilise plus souvent ce type de format et cela fonctionne plus ou moins bien selon le type de participants et la personne qui anime ! Certains de tes conseils sont de bons rappels et d’autres sont éclairants. Merci

    • Lidy Zulke-Trokhatcheff
      Répondre

      Oui, à adapter, en fonction du nombre de participants aussi et des enjeux, bien sûr. Des participants qui n’ont pas l’habitude des processus d’intelligence collective auront davantage besoin de cadre EN AMONT et dès le début de la réunion pour pouvoir poser calmement le cadre et offrir de la souplesse pendant la réunion (et éviter l’effet « facilitateur qui sort son fouet à tout moment » qui ne donne pas envie d’y revenir. ;))

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