4 questions à te poser pour organiser un évènement participatif – Cas concret

 dans Coopérer

Voyons ensemble les bonnes questions à te poser pour créer un événement participatif. Et au delà de l’évènement, pour que les membres d’un collectif (réseau, communauté, adhérents, équipe) prennent leur place et participent au projet.

Echanges avec Madeline, déléguée territoriale pour le RIMréseau des indépendants de la musique. Elle est coordinatrice auprès de 43 structures, toutes situées en Gironde.

Son métier consiste à connaître au mieux les besoins et problématiques des adhérents du territoire de la gironde pour pouvoir répondre à leurs besoins et faire des propositions adaptées.

Elle m’a contactée pour se former aux outils d’intelligence collective. En attendant sa formation, Madeline avait un événement participatif à organiser qui lui posait question.

Comme c’est une demande que je reçois souvent j’ai accepté de la conseiller, en publiant mes recommandations sur le blog, pour que tout le monde puisse en profiter.
Mais surtout, au delà de mes recommandations, je te partage les bonnes questions à te poser pour préparer ton évènement !

Son challenge participatif du moment :
Réussir à impliquer les adhérents.

Le contexte : un réseau de 130 adhérents, sur 43 structures à coordonner

RIM participatif

Madeline : Le réseau compte environ 130 adhérents, tous acteurs dans les musiques actuelles (festivals, salles de concert, labels, médias, écoles de musique, développeurs d’artistes). Pour ma part je suis coordinatrice sur un territoire donné, celui de la gironde qui rassemble 43 structures adhérentes.
En plus des temps organisés avec l’ensemble des adhérents sur la région, il y a des rencontres territoriales.

Mes questions ici portent sur l’organisation de la prochaine rencontre territoriale destinée aux 43 structures avec lesquelles je travaille.

1- Quels sont les objectifs de cette rencontre ?

Participatif

Le post-it, c’est le symbole parfait pour évoquer un atelier participatif, mais je te rassure, on peut faire sans ! 😉

Lidy : Ça peut paraître évident, mais la première chose à faire avant de se lancer dans l’organisation d’un événement, avant même de réfléchir au type d’atelier(s) à proposer, c’est de se demander POURQUOI.

Pourquoi ces personnes, qui ont sans doute 10 milliards de choses passionnantes à faire vont prendre le temps de se réunir. (Ou, autre version, pourquoi moi qui ai tout autant de choses géniales à faire, je vais consacrer de mon précieux temps à organiser cet évènement.)

Une bonne manière d’être au clair sur les intentions de la rencontre… 😉

Quel serait ton ou tes objectifs pour cette rencontre ? (attention à ne pas mettre trop d’objectifs à une seule et même rencontre pour éviter l’effet “marathon” ou “fourre-tout”)

Madeline : Il y a 3 objectifs à cette rencontre territoriale :

  1. Favoriser l’interconnaissance entre les adhérents
  2. Contribuer au transfert de savoir faire entre les activités et métiers
  3. Faciliter les coopérations

2- Qui sont les participants, quelles sont leurs habitudes et combien seront-ils ?

participatif

“métaphore” ! ^^

Lidy : OK, maintenant que les objectifs sont clairs, nous avons besoin d’en savoir plus sur les participants.

LE NOMBRE

Je ne choisi pas le même format d’atelier si j’ai 5, 10, 30, 100, ou 300 participants.

C’est une question à se poser AVANT de choisir un format d’atelier. Même s’il y en a un que vous avez testé un jour, que vous avez vraiment aimé et que vous aimeriez animer (surtout, même je dirais, pour choisir le type d’atelier en fonction des besoins et non l’inverse. ;))

Ainsi, faire un Word café à 8 ne sera pas très intéressant, car il n’y aura pas assez d’émulation. De même qu’un codéveloppement à 20 autour d’une même table, qui ne permettra pas d’aller en profondeur et de tirer bénéfice de l’atelier…

LES GROUPES

C’est aussi important de se demander s’il y aura différents groupes au sein de participants, à prendre en compte pour l’animation.

Par exemple :

  • des personnes qui arrivent tout juste / des personnes qui participent depuis longtemps
  • des salariés / des membres du CA
  • des personnes habituées à travailler ensemble
  • des personnes ayant différentes missions / problématiques
  • un groupe familier des méthodes d’intelligence collective / un groupe qui a d’autres habitudes

LES HABITUDES

Idem, demandes-toi quelles sont les habitudes des participants.

Quelques exemples d’habitudes à prendre en compte :

  • le quart d’heure bordelais
  • les arrivées / départ en cours
  • les “pots” avant ou après l’atelier

Madeline : Je pense qu’ils seront entre 15 et 25. Le formulaire est encore en ligne…
Tous des professionnels dans les musiques actuelles. Certains adhérents se connaissent, d’autres moins ou pas du tout. Et certains sont nouveaux, ils viennent d’entrer dans le réseaux, il s’agit donc de leur première participation liée au réseau.
Il y a souvent des retardataires, il arrive aussi que des personnes inscrites ne viennent finalement pas et ce sans prévenir de leur absence.
Ils ne sont pas vraiment familiarisés avec des méthodes d’intelligence collective.

3- Quelle est la durée de l’évènement ?

participatif

Alors là, 2 cas de figure :

  • Soit tu crées de toute pièce cet évènement.
    A toi de choisir la durée qui te semble juste pour cette rencontre. Un juste équilibre entre la prise en compte :
    – des objectifs
    – des disponibilités des participants.
    N’hésite pas à leur demander leur avis aux membres du réseau, c’est aussi ce qui permet de les impliquer ses adhérents !
    Par exemple : préférez-vous une rencontre de 1 jour tous les mois, ou ½ journée tous les 15 jours ?
  • Soit tu as une durée contrainte.
    Dans ce cas, c’est important de bien proportionner tes objectifs en fonction de la durée dont tu disposes.
    Exemple : je te déconseilles d’envisager sur un atelier de 1h30 d’avoir pour objectif de favoriser l’interconnaissance + de transmettre des informations sur l’avancée du projet + de prendre une décision potentiellement clivante (une décision qui n’a pas été préparée, qui n’est pas mûre)

Madeline : C’est un atelier régulier, déjà programmé, qui dure 3h30, de 14h à 17h30.

Lidy : Autre point à prendre en compte : l’heure de l’atelier pour pouvoir t’adapter à l’énergie des participants (pas la même en début de journée, soirée ou après le déjeuner).
Par exemple, lorsque j’anime en début d’après-midi, juste après le déjeuner, je prévois un temps pour se remettre en énergie et j’évite les temps d’information descendante qui entraîne les participants vers la sieste. (oui oui !)

4- Dans quel lieu nous réunissons-nous ?

Mais si, c’est possible d’organiser un atelier participatif dans ce type de salle !

Lidy : De la même manière, le lieu peut être une contrainte (source de créativité souvent, enfin une contrainte à prendre en compte pour le choix de l’atelier).

Ainsi, je ne préparerai pas le même évènement dans :

  • un amphithéâtre, avec un espace sur scène insuffisant pour rassembler tous les participants
  • un espace découpé en plusieurs petites salles
  • une immense salle avec portes donnant sur un parc

Il arrive parfois d’animer des ateliers dans des espaces inconnus. Ce n’est pas le plus confortable, mais ça arrive. Dans ce cas, je recommande soit :

  • d’avoir une animation “tout terrain”, qui s’adapte
  • d’avoir plusieurs idées d’atelier en tête… ^^

Conseil, donc : renseigne-toi sur le lieu avant de te lancer dans la préparation de l‘animation.
Quelques questions à te poser :

  • le lieu est-il passant/ fermé (/vitré, dans certaines salles, comme dans un aquarium, avec des personnes extérieures qui peuvent voir les participants, sans les entendre)
  • dispose-t-il d’un accès vers l’extérieur ?
  • le lieu est-il agréable, ou plutôt fonctionnel (voir ni agréable, ni fonctionnel, ça arrive ! ^^) ?
  • est-il calme ou bruyant ?
  • si je veux organiser un pot de fin, un petit dèj d’accueil ou un repas, est-ce que je dispose d’une salle à part ?

Madeline : Le lieu de la rencontre est dans une petite salle à l’intérieur, assez sombre. Un ancien théâtre avec une petite scène et une salle où l’on dispose des tables et des chaises. Il y a une pièce séparée pour accueillir les participants et faire un pot de fin.

Mes recommandations pour préparer
cet évènement participatif

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Lidy : Avec les informations que j’ai, voilà ce que je ferai si j’étais à ta place, Madeline.

Comme tu as pas mal de temps, je verrais bien 2 temps, avec une pause au milieu.
La pause est elle-aussi un temps d’interconnaissance, même si c’est informel ^^ et permet à chacun de fumer, faire pipi, bref de participer dans de bonnes conditions.
En comptant l’accueil, introduction, la conclusion et la pause (1 heure environ), il te reste environ 2h30 d’atelier, donc 2 ateliers d’environ 1h15.

Sur ce temps là, voilà donc les 2 temps que je te recommanderai :

1- Interconnaissance pure

Tu commences par un “brise glace” :
Tous debout au centre de la pièce. Tu demandes à ceux qui sont plutôt « thé » de se mettre à droite et ceux qui sont plutôt « café » à gauche. Puis tu enchaînes avec d’autres questions légères (pas de sujets chauds).
Quelques idées, à toi de le sentir : vélo/voiture, les faire se mettre à la queue-le-leue par date d’entrée dans le réseau, positionnement dans l’espace en fonction du lieu qu’ils représentent (ex. cette pièce est la France, d’où venez vous ? positionnez-vous les uns par rapport aux autres).

Puis, tu peux donner à chacun une petite feuille sur laquelle tu les invites à répondre à 2-3 questions simples et en même temps importantes pour faciliter l’interconnaissance
(ex. de ce que j’ai fait dans un coworking : quel est ton métier, où est-ce que tu travailles/quand est-ce que tu bosses ici (selon la taille du coworking ^^), qu’est-ce que tu viens chercher dans cet espace de coworking).

Ils remplissent la feuille puis se déplacent dans la pièce, s’arrêtent lorsqu’ils croisent une personne qu’ils ne connaissent pas (ou pas trop), échangent leurs nom et leurs réponses, puis se remettent en mouvement, croisent une nouvelle personne et ainsi de suite. selon le temps et le nombre de personne tout le monde se croise, ou pas.

Ou, version courte. Après avoir répondu aux questions tu leur demandes de faire un binôme avec quelqu’un qui ne connaissent pas, puis tu les fais mettre en cercle et chacun présente son binôme.

2- Montée en compétences

Tu peux leur demander « vous avez l’occasion de profiter des compétences de chacun et d’offrir les vôtres aujourd’hui, sur quels sujets aimeriez-vous échanger (là, tu peux guider en fonction de ce que tu connais de leurs besoins) ?

Tu leur donnes des post-it et tu leur demande de noter les sujets à aborder (en rappelant le timing, on ne peut pas faire la même chose en 30mn qu’en 3h ^^).
Dès que tu récupères un post it tu le dis à voix haute pour inspirer les autres participants et tu le colles au mur.
Au bout de quelques minutes, tu leur demandes de rassembler en patates les sujets qui « vont ensemble », qui peuvent être traités dans un même groupe pour en avoir 2-3 ou 4.
Tu demandes à chacun de se répartir dans le groupe qui l’intéresse, puis tu dis qu’il y a besoin d’un « facilitateur de parole » et d’un « restituteur ».
Tu annonces le temps pour cet atelier et à la fin, petite restitution de chaque groupe de 2mn.

J’espère que tu te sens plus sereine avec ces quelques recommandations, Madeline !
Nous pourrons aller plus loin en formation et notamment voir ensemble, en fonction de tes besoins :

  • la stratégie globale d’animation du réseau
  • l’animation les introduction et restitution
  • la gestion fluide du temps d’animation
  • la circulation de la parole
  • la communication avant et après la rencontre
  • comment impliquer les participants dans l’animation en elle-même
  • comment capter l’attention des participants

Et toi, chère lectrice, cher lecteur, quel est ton challenge
du moment dans la vie de ton collectif ?

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